- Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en los servicios del estado y sus organismos auxiliares. Para competer a la administración del estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias que traten.
- En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.
- La correspondencia Oficial tiene su disposición reglamentada por la autoridad del país.
El Oficio
Constituye la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como
por las materias que se trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones
de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio,sección,
departamentos, etc.
La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve.
Existen 3 tipos de Oficio :
- Ordinario ( ORD )
- Reservado ( RES )
- Secreto ( SEC )
Su esquema de redacción :
A.- Membrete : Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc.
B.- Clasificación y número de orden
C.- Antecedentes ( ANT )
D.- Lugar y Fecha de emisión
E.- Materia (Mat) Corresponde a una síntesis, contenido.
a) Declaración jurada: Debe efectuarse en una notaría pública: La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre - diseñado.
Para poder ingresar a trabajar a la Administración Pública, por ejemplo, el interesado debe declarar, especialmente como juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones a cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito. Asimismo, deberá dejar expresa constancia que no se encuentra efecto de alguna de las incompatibilidades, en razón de los parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 490 inciso 2° del Código Orgánico de Tribunales.
Simple: Es una carta - poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere sólo cédula de identidad.
F.- Lugar y fecha de emisión.
G.-Preposición "DE". Indica la autoridad que emite el documento.
H.- Preposición "A". Indica la autoridad a quien se dirige.
I.- Contenido. Está estructurado en párrafos numerados que corresponde.
J.- Frase de saludo o pérdida: Saluda a Ud., Saluda Atte.
K.- Inclusos adjuntos: detalla los datos que acompañan.
M.- Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre.
N.- Iniciales de responsabilidad.
L.- Distribución: Indica la destinación del original y de cada una de las copias.
Oficio
La circular: Es un documento de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al Oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos.
Su esquema de Redacción:
A.- Membrete.
B.- Título y número de orden.
C.- Lugar y fecha de emisión.
D.- Rubro alusivo a la materia.
E.- Texto, se escribe en párrafos numerados
F.- Frase de saludo.
G.- Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora.
H.- Iniciales de responsabilidad.
I.- Destinatarios.
Circular
El memorándum: Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.
La redacción debe ser clara, breve y precisa, eliminando tanto lo que sea innecesario.
Actualmente, se utiliza impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio más pequeño.
Su esquema de Redacción es :
A.- Membrete: Indica el nombre del destinatario.
B.- Palabra: MEMORÁNDUM y N° de orden.
C.- Fecha con números.
D.- Preposición "DE". Señala el cargo del remitente.
E.- Preposición "A". Señala el cargo del destinatario.
F.- Texto: Debe ser claro, breve y preciso.
G.- Comúnmente media firma.
H.- Iniciales de responsabilidad.
Memorándum
La solicitud: Es una comunicación de uso frecuente en las empresas del Estado y se utiliza para postular o un empleo, pedir traslado, solicita permiso, reclamar clasificaciones, etc.
Es síntesis, este mensaje es el canal de comunicación que tiene el trabajador con su empleador.
La estructura de la solicitud defiere de las comunicaciones normales, puesto que no se emplea vocativo, sino que se inicia con el nombre del emisor y toda su identificación (nacionalidad, estado civil, cédula de identidad, domicilio, título, grado, etc.), a continuación, separado por otra coma, se señala en cargo del receptor (al señor alcalde de la I. Municipalidad de Curicó, respetuosamente expone)
El texto de la comunicación debe redactarse en tercera persona, cada párrafo se encabeza con la conjunción "QUE". Terminada la exposición, se inicia la solicitud con una de estas frases en consecuencia, en virtud de lo expuesto, en atención de los expuesto, por consiguiente, por lo tanto, etc. Una de estas frases permitirá unir la exposición de los antecedentes con la petición.
Normalmente, se usa como despedida y antes de firmar el emisor, las frases: "Es gracia", "Es justicia".
Se da término a la solicitud con el nombre, cargo y la empresa del receptor.
Solicitud
Documentos oficiales:
a) Certificado: Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde un punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez
Su esquema de Redacción es:
A.- Membrete.
B.- Iniciales de responsabilidad.
C.- Palabra certificado y n° de orden.
D.- Texto: Debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario, hecho que atestigua y destinación del documento.
F.- Lugar y fecha de emisión.
G.- Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad.
Certificado
La resolución: Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.
Su esquema de Redacción :
A.- Membrete.
B.- Lugar y fecha.
C.- Cita de las disposiciones pertinentes.
D.- Título RESOLUCIÓN.
E.- Puntos numerados.
F.- Anotación común de: Anótese y comuníquese.
G.- Cita de la cantidad de copias de los destinatarios.
Resolución
El decreto: Se comprende como decreto a la resolución, determinación, orden o mandato que por escrito extienden las más altas autoridades del Estado en que disponen, en forma imperativa, cuando sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional, provincial o comunal.
Quienes están investidos de la postedad suficiente para dictar decretos son:
- El Presidente de la República.
- Los Ministros de Estado.
- Los Directores Generales de los diversos servicios de la Administración Pública.
- Los Magistrados.
- Los Gobernadores.
- Los Intendentes.
- Los Alcaldes.
Su esquema de redacción es:
A.- Ministerio que da origen al decreto.
B.- Exposición resumida de la materia.
C.- Lugar y fecha.
D.- Título (Decreto con Fuerza de Ley).
E.- Materia, distribuida en considerandos numerados.
F.- Final: "Tómese razón..." etc. y la firma de la autoridad pertinente.
Decreto
Documentos notariales:
a) Declaración jurada: Debe efectuarse en una notaría pública: La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre - diseñado.
Para poder ingresar a trabajar a la Administración Pública, por ejemplo, el interesado debe declarar, especialmente como juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones a cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito. Asimismo, deberá dejar expresa constancia que no se encuentra efecto de alguna de las incompatibilidades, en razón de los parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 490 inciso 2° del Código Orgánico de Tribunales.
Su esquema de Redacción es:
A.- Membrete de la notaría.
B.- Título del documento en mayúsculas: DECLARACIÓN JURADA.
C.- Identificación del declarante.
D.- Nombre completo, domicilio, RUT, estado civil.
E.- Frase "DECLARA BAJO JURAMENTO"
F.- Situación declarado.
G.- Fecha.
H.- Firma del declarante.
I.- Nombre, firma y timbre de la notaría.
Declaración Jurada
Poder: Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otro para que la represente y reemplace en diversas gestiones.
El poder puede ser:
Especial: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.
Poder Notarial
El acta: Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión.
Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.
Su esquema de Redacción es:
A.- Membrete.
B.- Título "Acta" y N° de orden.
C.- Lugar y fecha de emisión.
D.- Lugar y nombre de las personas que asisten.
E.- Lectura del acta anterior.
F.- Tabla: temas que se tratarán.
Acuerdos.
G.- Cierre.
H.- Firma del presidente y del secretario.
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